Obtenir un financement public n’est que la première étape. Pour toucher l’aide et la conserver, le bénéficiaire doit prouver chaque dépense. C’est le rôle de la piste d’audit.
Définition
La piste d’audit est l’ensemble des documents qui permettent de retracer chaque dépense déclarée, depuis la décision d’achat jusqu’au paiement, et de montrer son lien avec le projet. Un contrôleur doit pouvoir la suivre sans explication orale.
Les pièces à réunir
- Pour un achat : la mise en concurrence (devis comparés ou procédure de marché public), le bon de commande, la facture, la preuve de paiement et, si besoin, la preuve de livraison.
- Pour les frais de personnel : les contrats ou lettres de mission, les bulletins de salaire, les feuilles de temps signées et le calcul du coût horaire.
- Pour les déplacements : les ordres de mission, justificatifs de transport et d’hébergement, et le lien avec une action du projet.
- Pour les réalisations : livrables, comptes rendus, listes d’émargement, photos.
- Pour la publicité : la preuve que le soutien du financeur a été affiché (logos, mentions, panneaux).
Combien de temps conserver les pièces ?
Pour les fonds européens en gestion partagée comme le FEDER, les documents doivent être conservés cinq ans à compter du 31 décembre de l’année du dernier paiement au bénéficiaire. Lorsque l’aide relève du régime des aides d’État, la durée est souvent de dix ans. La convention précise la règle applicable : en cas de doute, on garde la plus longue.
Les causes de rejet les plus fréquentes
- des feuilles de temps absentes, incomplètes ou remplies après coup ;
- une facture sans preuve de paiement ;
- un achat sans mise en concurrence suffisante ;
- une dépense hors de la période d’éligibilité ;
- des obligations de publicité non respectées.
Une dépense rejetée lors d’un contrôle se traduit par une réduction de l’aide, voire un remboursement si elle a déjà été versée.
Le bon réflexe
Organiser la piste d’audit dès le démarrage : un dossier par poste de dépense, des feuilles de temps remplies chaque mois et un tableau de suivi tenu à jour. C’est beaucoup plus simple que de reconstituer les pièces deux ans plus tard.
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