Obtenir une subvention ne veut pas dire que toutes les dépenses du projet seront financées. Seuls les coûts éligibles comptent, et c’est sur eux que le taux d’aide s’applique.
Définition
Les coûts éligibles sont les dépenses que le financeur accepte de prendre en compte pour calculer et verser l’aide. Ils sont définis par le règlement du programme, par le cadre d’aide d’État utilisé et par l’appel lui-même. Deux appels du même financeur peuvent donc avoir des règles différentes.
Les conditions générales
Pour être retenue, une dépense doit en général :
- être directement liée au projet et nécessaire à sa réalisation ;
- être prévue dans le budget de la convention ;
- être engagée et payée pendant la période d’éligibilité ;
- être réelle, comptabilisée et justifiée par des pièces probantes ;
- respecter les règles de mise en concurrence, quand elles s’appliquent.
Les grandes familles de coûts
- Frais de personnel : salaires et charges des personnes qui travaillent sur le projet, au prorata du temps passé, justifié par des feuilles de temps.
- Prestations externes : sous-traitance, études, conseil, à condition d’être liées au projet.
- Investissements : équipements, travaux, logiciels, parfois seulement à hauteur de leur amortissement sur la durée du projet.
- Frais de déplacement et dépenses de fonctionnement directement liées au projet.
- Coûts indirects : frais de structure (locaux, administration), souvent couverts par un forfait calculé sur les coûts directs.
Les dépenses souvent refusées
- les dépenses engagées avant le dépôt de la demande, à cause de l’effet incitatif ;
- la TVA, lorsque le bénéficiaire peut la récupérer ;
- les amendes, intérêts débiteurs et frais bancaires ;
- les dépenses sans facture acquittée ou sans preuve de paiement ;
- les achats passés sans la mise en concurrence exigée.
Les forfaits, une simplification croissante
Les programmes européens recourent de plus en plus aux options de coûts simplifiés : forfaits, barèmes ou montants fixes. Par exemple, Horizon Europe couvre les coûts indirects par un forfait de 25 % des coûts directs. Ces forfaits allègent la justification, mais ils doivent être bien compris dès le montage du budget.
Voir aussi dans le glossaire
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